1. Trình tự thực hiện

• Bước 1: Trường hợp các bên tranh chấp không tự hoà giải được thì gửi đơn (kèm theo giấy tờ có liên quan) đến Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả của Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có đất tranh chấp để hoà giải theo quy định pháp luật.
• Bước 2: Ủy ban nhân dân cấp xã có biên nhận nhận đơn và gửi cho bên tranh chấp, bên bị tranh chấp biết.
• Bước 3: Xử lý hồ sơ:

Trong quá trình chuẩn bị hòa giải, cán bộ chuyên môn tiếp xúc với các bên tranh chấp tìm hiểu nguyên nhân phát sinh tranh chấp, xác định tư cánh (người sử dụng đất, người đại diện hợp pháp theo pháp luật) của các bên tranh chấp, yêu cầu các bên tranh chấp cung cấp giấy tờ có liên nguồn gốc, quá trình sử dụng…, trích lục hồ sơ địa chính, kiểm tra hiện trạng xác định diện tích đất tranh chấp…

Sau khi cán bộ chuyên môn nghiên cứu, xác minh hồ sơ, Ủy ban nhân dân cấp xã phải thông báo cho các bên tranh chấp biết, đồng thời xác định ngày, giờ mời các bên tranh chấp đến để tiến hành hòa giải.

Việc hòa giải chỉ được tiến hành khi các bên tranh chấp đều có mặt. Trường hợp một trong các bên tranh chấp vắng mặt đến lần thứ hai thì được coi là hòa giải không thành. Kết quả hòa giải tranh chấp đất đai phải lập biên bản, gồm có các nội dung:

• Thời gian và địa điểm tiến hành hòa giải.
• Thành phần tham dự hòa giải.
• Tóm tắt nội dung tranh chấp, thể hiện rõ về nguồn gốc, thời điểm sử dụng đất đang tranh chấp, nguyên nhân phát sinh tranh chấp (theo kết quả xác minh, tìm hiểu).
• Ý kiến của Hội đồng hòa giải tranh chấp đất đai.
• Những nội dung đã được các bên tranh chấp thỏa thuận, không thỏa thuận.
•  Hướng dẫn các bên tranh chấp thực hiện những nội dung: “Trường hợp hòa giải không thành hoặc sau khi hòa giải thành mà có ít nhất một trong các bên thay đổi ý kiến về kết quả hòa giải thì Ủy ban nhân dân cấp xã lập biên bản hòa giải không thành, ban hành thông báo hòa giải không thành. Sau thời hạn 90 (chín mươi) ngày kể từ ngày thông báo hòa giải không thành mà người tranh chấp không nộp đơn đến cơ quan có thẩm quyền để giải quyết thì vụ việc tranh chấp đất đai được xem như kết thúc”.
• Biên bản hòa giải phải có chữ ký của Chủ tịch Hội đồng, các bên tranh chấp có mặt tại buổi hòa giải, các thành viên tham gia hòa giải và phải đóng dấu của UBND cấp xã, đồng thời phải được gửi ngay cho các bên tranh chấp và lưu tại UBND cấp xã.

• Bước 4: Trả kết quả cho người thực hiện thủ tục hành chính:

Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả của Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện thu hồi biên nhận và trả kết quả cho người thực hiện thủ tục hành chính gồm: Biên bản hòa giải (kèm theo thông báo kết quả hòa giải);

Trường hợp không thực hiện thủ tục hành chính phải thông báo nêu rõ lý do bằng văn bản cho người thực hiện thủ tục hành chính.

Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã xin lỗi người thực hiện thủ tục hành chính bằng văn bản trong trường hợp giải quyết thủ tục hành chính trễ hơn thời gian quy định hoặc trong trường hợp người thực hiện thủ tục hành chính phải đi lại nhiều lần để hoàn chỉnh hồ sơ do lỗi của cán bộ, công chức thuộc thẩm quyền quản lý.

2. Cách thức thực hiện:

Nơi thức hiện: Tại trụ sở cơ quan hành chính nhà nước.

2.1. Thành phần, số lượng hồ sơ: 

Thành phần hồ sơ, bao gồm:

• Đơn yêu cầu giải quyết tranh chấp đất đai.
• Các chứng cứ (nếu có) về tranh chấp.
• Số lượng hồ sơ: 01(bộ).

2.2. Thời hạn giải quyết: không quá 45 ngày, kể từ ngày nhận được đơn yêu cầu giải quyết tranh chấp đất đai. Đối với những vụ việc phức tạp, nếu người chủ trì cuộc hòa giải xét thấy khả năng có thể hòa giải thành thì cho phép kéo dài thời hạn hòa giải, nhưng thời gian kéo dài thêm không quá 15 ngày.

2.3. Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính:

• Cá nhân.
• Tổ chức.

2.4. Cơ quan thực hiện thủ tục hành chính: Ủy ban nhân dân cấp xã.

2.5. Phí, lệ phí: Đối công tác hòa giải tranh chấp không thực hiện việc thu phí, lệ phí. Nhưng trường hợp cần phải lập sơ đồ hiện trạng khu đất tranh chấp thì Ủy ban nhân dân cấp xã có văn bản đề nghị Chi nhánh Văn phòng Đăng ký đất đai cấp huyện thực hiện. Chi phí lập sơ đồ hiện trạng khu đất tranh chấp do người tranh chấp có nghĩa vụ chi trả.

2.6. Yêu cầu, điều kiện thực hiện thủ tục hành chính:

• Người yêu cầu hòa giải phải xuất trình sổ hộ khẩu và giấy chứng minh nhân dân cho cán bộ, công chức tiếp nhận hồ sơ.
• Đơn tranh chấp đất đai phải thể hiện nội dung tranh chấp: diện tích, vị trí đất tranh chấp; quá trình sử dụng đất; các tài liệu đính kèm nhằm chứng minh nguồn gốc và quá trình sử dụng đất như địa bộ, bằng khoán, giấy tờ chuyển nhượng đất đai, biên lai nộp thuế.
• Đơn tranh chấp phải ghi rõ ngày, tháng, năm tranh chấp; tên, địa chỉ của người tranh chấp; tên, địa chỉ của tổ chức, cá nhân bị tranh chấp; nội dung, lý do tranh chấp và yêu cầu giải quyết của người tranh chấp.
• Đơn tranh chấp phải do người tranh chấp ký tên hoặc điểm chỉ.
• Các tài liệu đính kèm phải được đối chiếu bản chính và cán bộ tiếp nhận đơn ký xác nhận là "đã xem bản chính", trường hợp không có bản chính thì các bản sao phải có công chứng.
• Trường hợp nhiều người tranh chấp đất đai với một người thì yêu cầu cử đại diện ủy quyền. Văn bản ủy quyền có thể nộp sau khi cán bộ được giao nhiệm vụ xác minh mời đến làm việc.
• Trường hợp một người tranh chấp với nhiều người thì mỗi một tranh chấp phải làm đơn riêng.

2.8. Căn cứ pháp lý của thủ tục hành chính:

• Luật Đất đai năm 2013.
• Nghị định số 43/2014/NĐ-CP ngày 15 tháng 5 năm 2014 của Chính phủ về thi hành Luật Đất đai;
• Nghị định số 01/2017/NĐ-CP ngày 06 tháng 01 năm 2017 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số nghị định quy định chi tiết thi hành Luật Đất đai;